Interesse?
Wij zoeken een Officemanager in Den Haag
De organisatorische spil die alles soepel laat verlopen én zorgt voor een persoonlijke touch.
Ben jij een echte regelaar die energie krijgt van organiseren, je collega's ondersteunen en heb je een gastvrije en servicegerichte houding? Houd je ervan om processen soepel te laten verlopen, vooruit te denken en tegelijkertijd oog te hebben voor de kleine dingen die het verschil maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Als Officemanager ben je een onmisbare schakel binnen onze groeiende organisatie met hoofdkantoor in Den Haag. Je zorgt ervoor dat kantoor en facilitaire zaken soepel verlopen, ontvangt onze bezoekers en draagt bij aan een prettige werkomgeving. Daarnaast heb je de regie over het organiseren en coördineren van bedrijfsuitjes, teamactiviteiten en events voor onze professionals, van het bedenken van leuke ideeën tot de praktische planning en uitvoering. Ook het verzorgen van attenties voor medewerkers vind je leuk om te doen. Je werkt voor beide labels binnen onze groep: NCIM en Ndus3.
Je bent iemand die graag de handen uit de mouwen steekt, makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en het leuk vindt om collega's te ondersteunen. Met jouw organisatietalent, betrokkenheid en proactieve houding zorg je ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is.
Als Officemanager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en coördinatie van uiteenlopende kantooractiviteiten. Je bent het centrale aanspreekpunt voor praktische en organisatorische zaken en zorgt ervoor dat collega's zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden.
Je combineert facilitair beheer en de receptie met het organiseren van activiteiten die bijdragen aan de verbinding binnen de organisatie. Van het ontvangen van klanten en gasten en het beheren van de toegang en slagboom tot het organiseren van een geslaagd bedrijfsevenement of het versturen van een persoonlijk cadeau: jij houdt het overzicht en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
Jouw werkzaamheden zijn afwisselend en lopen uiteen van dagelijkse kantoororganisatie tot leveranciersbeheer en het organiseren van evenementen. Jouw belangrijkste aandachtsgebieden:
- Organiseren & coördineren: Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van kantooractiviteiten, events en bijeenkomsten. Je houdt overzicht, bewaakt de planning en zorgt dat alles tijdig geregeld is.
- Ontvangen & toegang: Je bent het gezicht van ons kantoor: je beheert de receptie, ontvangt bezoekers, houdt de bezoekersregistratie bij en bedient de slagboom en het toegangssysteem.
- Faciliteren: Je regelt de facilitaire zaken: schoonmaak, catering, onderhoud, inkoop en leveranciers. Je denkt mee, neemt werk uit handen en zorgt voor continuïteit.
- Verbinden & verrassen: Je draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur door evenementen te organiseren voor collega's op kantoor en voor onze professionals bij klanten en medewerkers op persoonlijke momenten te verrassen met attenties en cadeaus.
- Verbeteren & vooruitdenken: Je signaleert knelpunten, ziet kansen om processen te verbeteren en neemt initiatief om de dagelijkse organisatie steeds efficiënter te maken.
- Organisatorisch sterk: je houdt moeiteloos overzicht over verschillende taken, afspraken en deadlines.
- Proactief en zelfstandig: je ziet werk liggen, neemt initiatief en komt met praktische oplossingen.
- Nauwkeurig: je werkt zorgvuldig, vooral bij bezoekersregistratie, toegangsbeheer en budgetten.
- Flexibel en stressbestendig: je kunt goed omgaan met ad-hoc verzoeken en weet ook in een drukke periode de juiste prioriteiten te stellen.
- Verbindend en creatief: je vindt het leuk om activiteiten te organiseren en bij te dragen aan een positieve werksfeer.
- Goede digitale vaardigheden waarmee je gemakkelijk werkt met Google Drive, Excel, Word en nieuwe systemen snel eigen maakt.
- Een gastvrije en representatieve uitstraling waarmee je collega's en bezoekers vriendelijk ontvangt.
- MBO- of HBO-werk- en denkniveau, bij voorkeur in een facilitaire, secretariële of organisatorische richting.
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als Officemanager, facilitair medewerker of receptionist.
- In het bezit van, of bereid tot het aanvragen van, een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Een goede beheersing van de Engelse taal op zakelijk niveau is een pré.
- Bij voorkeur 5 dagen per week beschikbaar.
Als Officemanager heb je een brede en veelzijdige rol waarin je zowel uitvoerend als coördinerend bezig bent. Je krijgt binnen deze functie veel ruimte om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen aandachtsgebieden.
Facilities, receptie & toegang
- Je coördineert de dagelijkse kantoorwerkzaamheden en zorgt voor een goed georganiseerde en prettige werkomgeving.
- Je bent het aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe leveranciers.
- Je verzorgt facilitaire zaken zoals schoonmaak, catering en onderhoud, bestellingen en het beheer van kantoorbenodigdheden.
- Je ontvangt collega's en bezoekers op een gastvrije manier.
- Je beheert de bezoekersregistratie, sleutels en toegangspassen en bedient de slagboom.
- Je signaleert verbeterpunten en denkt actief mee over efficiëntere werkprocessen.
Bedrijfsevents & medewerkersbeleving
- Je bent verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van bedrijfsevents, teamactiviteiten, bijeenkomsten en andere evenementen.
- Je regelt de praktische voorbereiding, zoals locaties, catering, uitnodigingen en de planning.
- Je denkt mee over leuke en originele ideeën om medewerkers samen te brengen.
- Je zorgt dat ook onze professionals die bij klanten werken betrokken blijven, bijvoorbeeld met kennissessies, borrels en een goede ontvangst bij indiensttreding.
- Je verzorgt attenties en cadeaus voor medewerkers bij verjaardagen, jubilea en andere bijzondere momenten.
- Je zorgt ervoor dat persoonlijke momenten niet onopgemerkt voorbijgaan en dat medewerkers zich gewaardeerd voelen.